Was bei einem Meeting besprochen wurde, hält das Besprechungsprotokoll fest. Wie schreibt man ein Besprechungsprotokoll und was ist dabei wichtig? In diesem Artikel erfährst du es – samt Beispielen und kostenlosen Besprechungsprotokoll-Mustern.
Besprechungsprotokoll-Vorlagen und -Muster
Mache es dir einfach, wenn du ein Besprechungsprotokoll verfassen musst – nutze einfach eine unserer Besprechungsprotokoll-Vorlagen! Du kannst Besprechungsprotokoll-Vorlagen für Word und Besprechungsprotokoll-Vorlagen für Excel kostenlos bei uns herunterladen. Du kannst die Vorlagen anschließend nach Belieben an deine Bedürfnisse anpassen. Natürlich kannst du die Besprechungsprotokoll-Muster auch nutzen, um ein besseres Gefühl für Aufbau und Inhalt eines Besprechungsprotokolls zu bekommen.
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Wofür benötigt man ein Besprechungsprotokoll?
Aus dem beruflichen Alltag sind Meetings nicht wegzudenken. Egal, ob im Team, mit Kund/innen oder Geschäftspartner/innen – Besprechungen finden regelmäßig statt. In vielen Fällen wird ein solches Treffen protokolliert. Ein Besprechungsprotokoll fasst die wichtigsten Aspekte der Besprechung zusammen.
Für viele Mitarbeiter/innen ist das Anfertigen eines Besprechungsprotokolls eine unliebsame Aufgabe. Zwar bedeutet das Schreiben eines Besprechungsprotokolls zusätzliche Arbeit; außerdem muss man während des gesamten Meetings aufmerksam zuhören. Der Einsatz lohnt sich aber, denn ein Besprechungsprotokoll kann sehr nützlich sein.
Aus einem Besprechungsprotokoll geht hervor, worum es bei einem Meeting ging, worüber konkret diskutiert wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden. Außerdem hält das Besprechungsprotokoll fest, wer wofür verantwortlich ist und welche nächsten Schritte geplant sind.
Dadurch macht ein Besprechungsprotokoll es den Teilnehmer/innen des Treffens möglich, sich die Inhalte noch einmal vor Augen zu führen. So kann eine Besprechung aufbereitet oder das nächste Meeting vorbereitet werden. Außerdem sind Besprechungsprotokolle hilfreich für Personen, die nicht teilnehmen konnten. Sie können sich über das Protokoll auf den neusten Stand bringen.
Besprechungsprotokoll schreiben: So machst du es richtig
Wenn du ein Besprechungsprotokoll schreiben sollst, stellt sich die Frage, wie man das am besten macht. Kläre vorab organisatorische Fragen: Wie schreibst du am liebsten mit? Mit einem Laptop geht es für viele am schnellsten, außerdem kannst du leicht Dinge ergänzen und löschen. Für das Mitschreiben mit dem Laptop spricht auch, dass du nicht noch später alles abtippen musst.
Alternativ kannst du natürlich auch per Hand ein Besprechungsprotokoll anfertigen. In diesem Fall solltest du beim Mitschreiben genügend Platz für die einzelnen Themen lassen – oft kommt man später noch einmal auf ein vorhergehendes Thema zurück. Am einfachsten ist es in vielen Fällen, wenn du eine Besprechungsprotokoll-Vorlage nutzt, in die du nur noch deine Notizen ergänzen musst. Eine Besprechungsprotokoll-Vorlage gibt dir schon eine klare Struktur vor, was das Mitschreiben einfacher machen kann.
Tipps für eine effiziente Mitschrift
Während der Besprechung, die du protokollierst, solltest du aufmerksam zuhören. Schreibe fleißig mit, aber filtere auch heraus, was wirklich wichtig ist – wenn du versuchst, wirklich alles mitzuschreiben, machst du dir nur unnötig viel Arbeit. Dabei ist entscheidend, was für eine Art von Protokoll gefragt ist. Meist sind nur die Ergebnisse der Tagesordnungspunkte relevant und nicht ein lückenloser Gesprächsverlauf. Falls dir unklar sein sollte, welche Variante es sein soll, frage vorab bei der verantwortlichen Person nach. So kannst du gezielter mitschreiben.
Nachfragen solltest du auch, wenn dir während der Besprechung etwas unklar ist, damit dein Besprechungsprotokoll später keine Fehler enthält. Nach der Besprechung ist es sinnvoll, das Protokoll möglichst zeitnah fertigzustellen. So hast du noch alles im Kopf, was besprochen wurde.
Welche Angaben dürfen im Besprechungsprotokoll nicht fehlen?
Wenn du das Gesprächsprotokoll schreibst, solltest du am Anfang des Protokolls das übergeordnete Thema, Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung, die Teilnehmer/innen, den/die Protokollführer/in und die Tagesordnungspunkte ergänzen. Anschließend gehst du dann auf die einzelnen Tagesordnungspunkte ein – je nachdem, welche Angaben gefragt sind, mit Bezug auf die Diskussion, Ergebnisse und Beschlüsse, zu erledigende Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Achte darauf, dass das Besprechungsprotokoll nicht zu ausführlich und leserfreundlich geschrieben ist – es soll ja schließlich auch tatsächlich gelesen werden. Bevor du das Protokoll verschickst, lege es deiner/m Chef/in oder dem/r Verantwortlichen vor, um zu klären, ob alles korrekt dargestellt ist.
Besprechungsprotokoll: Beispiele
Wenn du eine bessere Vorstellung davon bekommen möchtest, wie ein Besprechungsprotokoll aussehen könnte, helfen dir die folgenden Beispiel-Ausschnitte aus fiktiven Besprechungsprotokollen weiter:
Besprechungsprotokoll: Beispiel 1
Tagesordnungspunkt 3: Fotoshooting für neue Personalfotos
Für die Webseite sollen neue, professionelle Fotos der Mitarbeiter/innen gemacht werden. Frau Muster übernimmt die Suche nach einem/r Fotograf/in bis Ende Juni. Zeitplan: Fotoshooting möglichst im Juli, Fotos fertig pünktlich zum Relaunch der Webseite Anfang September.
Besprechungsprotokoll: Beispiel 2
Thema: Präsenz in sozialen Netzwerken
Diskussion:
- Die Präsenz der Firma in sozialen Netzwerken soll gestärkt werden
- Neuer Account bei Instagram oder TikTok?
- Bestehenden Account bei Facebook verbessern – wie? Ideen: kurze Videos, spannende Stories, direktere Ansprache
Ergebnisse:
- Neuer Instagram-Account ab April (Lisa und Leon kümmern sich darum)
- Julia und Max übernehmen den Facebook-Account, ab sofort drei bis vier Posts am Tag
Nächste Schritte:
- Zwischenfazit bei nächster Besprechung am 29. Mai
