Einmal im Jahr ist sie fällig: die Rede ist von der Inventur in Unternehmen. Durch die Inventur werden alle Warenbestände in Inventurlisten erfasst und so nachvollziehbar gemacht. Wie man eine Inventurliste erstellt und welche Angaben darin nicht fehlen dürfen, erfährst du hier.
Inventurliste: Vorlagen kostenlos herunterladen
Eine Inventur ist zeitaufwendig. Umso wichtiger ist es, nicht unnötig viel Zeit damit zu verlieren, eine Inventurliste zu erstellen – lade dir hier einfach kostenlos eine Inventur-Vorlage für Excel herunter und passe sie individuell an, damit alle wichtigen Felder enthalten sind.
Unsere Inventurlisten-Vorlagen kannst du einfach ausdrucken und die Posten anschließend per Hand eintragen. Du kannst die Inventur-Vorlagen auch nutzen, um die Daten in Excel zu hinterlegen und dir die Summen von dem Programm berechnen zu lassen.
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Inventurliste: Wann braucht man sie?
Eine Inventur ist eine Bestandsaufnahme, zu der Kaufleute einmal im Jahr gesetzlich verpflichtet sind. Sie ist notwendig, um eine Bilanz zu erstellen. In einer Inventurliste sind sämtliche Bestände eines Unternehmens zum Stichtag verzeichnet. Dazu gehören etwa Warenbestände, Anlagen, Maschinen und Ausstattungen.
Wer eine körperliche Inventur macht, braucht eine Inventurliste. Von einer körperlichen Inventur spricht man, wenn die Lagerbestände in der Firma gezählt, gemessen oder gewogen werden. Eine Inventurliste ist detailliert und macht eine Inventur nachvollziehbar, weil sie eindeutige Bezeichnungen und alle wichtigen Angaben rund um die Bestände eines Unternehmens enthält. Sie ist wichtig, um den Jahresabschluss zu machen, aber auch, um – falls nötig – buchhalterische Bestände zu korrigieren.
Welche Angaben enthalten Inventurlisten?
Welche Angaben eine Inventurliste enthalten sollte, hängt letztlich davon ab, um was für eine Art von Beständen es sich handelt und welche Angaben einer Firma wichtig sind. Ganz grundsätzlich finden sich auf Inventurlisten aber fast immer die folgenden Angaben:
- die Bezeichnung des jeweiligen Postens: Welcher Gegenstand wird erfasst?
- die Artikelnummer des Gegenstands
- die Menge, in der der Artikel im Unternehmen vorrätig ist
- die Maßeinheit, in der die Menge angegeben wird (häufig ist das die Stückzahl, es kann sich aber auch um Gewichts- oder Längenangaben handeln)
- der Wert der Artikel, sowohl einzeln als auch insgesamt (bei höherer Stückzahl als 1)
- der Lagerort
Diese Informationen können in einer Inventurliste durch individuelle Bemerkungen ergänzt werden. Du solltest beim Erstellen einer Inventurliste aber darauf achten, die Tabelle nicht zu überfrachten, damit für die Eintragungen genügend Platz bleibt.
Inventurliste erstellen: So geht es
Wenn du eine Inventurliste erstellen musst, lädst du dazu am besten eine Inventurliste für Excel herunter und druckst sie aus. Die Mitarbeiter/innen können dann von Artikel zu Artikel gehen und das Inventar in der Liste erfassen. Bei Inventurlisten sollte jede Seite nummeriert sein. Außerdem sollte angegeben werden, welche/r Mitarbeiter/in die Inventur durchgeführt hat.
Anschließend werden die einzelnen Gegenstände samt aller zugehöriger Angaben in der Inventurliste eingetragen. Unten auf der Seite sollte Platz sein, um die Summe aller Werte – insgesamt oder nach Artikelgruppen – zu ergänzen. Auch Datum und Unterschrift der Mitarbeiter/innen, die die Inventur durchführen, gehören auf jede Seite einer Inventurliste.
Bei der Inventur gibt es keinen Übertrag von Seite zu Seite. Stattdessen fasst man erst ganz am Ende alle einzelnen Summen in einem Gesamtbetrag zusammen. Die Werte, die sich aus der Inventur ergeben haben, kannst du anschließend in ein Programm wie Excel eintragen, damit die Auswertung elektronisch erfolgt. Du kannst die Gesamtsummen aber natürlich auch selbst berechnen.
Inventurliste: Beispiel-Einträge
Wie könnte ein Eintrag in einer Inventurliste konkret aussehen? Die folgenden Beispiele geben dir eine bessere Vorstellung davon.
Inventurliste: Beispiel 1
- Artikel Nummer: 459
- Artikelbezeichnung: „Beispiel-Buch“
- Menge: 6
- Einheit: Stück
- Einzelwert: 14,99 €
- Gesamtwert: 89,94 €
Inventurliste: Beispiel 2
- Position: 14
- Artikelbezeichnung: Stuhl „Beispiel-Stuhl“
- Einzelpreis: 134,99 €
- Menge: 15
- Gesamtwert: 2.024,85 €
- Lagerort: Halle A, Reihe 14, Regal 150
