Geschäftsbriefe sind für Unternehmer ein wichtiges Thema – und eines, bei dem man viel falsch machen kann. Wie trifft man den richtigen Ton, wenn man einen Geschäftsbrief schreibt? Welche formellen Vorgaben muss man bei Geschäftsbriefen beachten? Und wie baut man einen Geschäftsbrief am besten auf? Unser Ratgeber beantwortet diese und weitere Fragen – samt Beispielen und Geschäftsbrief-Vorlagen.
Geschäftsbrief: Muster und Vorlagen
Es ist oft gar nicht so einfach, bei einem Geschäftsbrief den richtigen Ton zu treffen. Noch dazu muss an diverse formelle Vorgaben, die sich durch die DIN 5008 für Geschäftsbriefe ergeben, gedacht werden.
Unsere Geschäftsbrief-Muster machen es dir leicht: Du kannst unsere Geschäftsbrief-Vorlagen einfach kostenlos herunterladen und sie anschließend individuell anpassen. Übernimm Textbausteine aus den Geschäftsbrief-DIN-5008-Vorlagen, die zu den Umständen passen, oder formuliere deinen eigenen Text anhand der vorgegebenen Struktur. Dank unserer Geschäftsbrief-Vorlagen sparst du Zeit und hast die Gewissheit, dass an alle wichtigen Angaben gedacht ist.
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Geschäftsbrief schreiben: Was sollte man beachten?
Ein Geschäftsbrief ist ein Brief, den ein Unternehmen an Kund/innen, Geschäftspartner/innen oder andere Personen verschickt. Dafür kann es verschiedene Anlässe geben: Eine Rechnung ist ebenso ein Geschäftsbrief wie ein Dankschreiben oder Werbepost.
Wenn du Geschäftsbriefe verfassen musst, solltest du immer im Hinterkopf behalten, dass es sich dabei um ein Aushängeschild für deine Firma handelt. Wie du deine Kund/innen und andere geschäftliche Kontakte ansprichst und ob ein Geschäftsbrief professionell wirkt, bestimmt darüber mit, wie du von anderen wahrgenommen wirst.
Geschäftsbriefe sollten unbedingt der DIN-Norm für Geschäftsbriefe entsprechen – mehr dazu erfährst du im nächsten Abschnitt. Wichtig ist auch, dass sie alle relevanten Angaben enthalten. Dazu gehören die Kontaktdaten der/s Absenders/in ebenso wie der Name des Unternehmens, ein Verweis auf den Handelsregistereintrag und Kontaktmöglichkeiten.
Wenn du einen Geschäftsbrief schreiben musst, solltest du deine Kontakte unbedingt höflich und respektvoll ansprechen. Ein freundlicher Ton ist die Basis für eine gute Geschäftsbeziehung. Achte außerdem darauf, dass eine geschäftliche Korrespondenz keine Fehler enthält. Das lässt dich unseriös wirken und kann deinem Ruf schaden.
Vorgaben für Geschäftsbriefe nach DIN 5008
Für viele Dinge gibt es Normen und Richtlinien. So auch für Geschäftsbriefe. Hierfür ist die DIN-Norm 5008 relevant, die vom Deutschen Institut für Normung (DIN) herausgegeben wird. Du musst dich nicht daran halten, aber es ist sinnvoll, weil deine Geschäftsbriefe dann dem üblichen Look entsprechen. Wenn du die DIN-Norm 5008 berücksichtigst, kannst du nichts falsch machen.
Was gibt die DIN für Geschäftsbriefe vor? In der DIN 5008 geht es unter anderem darum, wie in einem Geschäftsbrief das Adressfeld gestaltet werden sollte, wo der richtige Platz für Betreff, Datum und Kontaktangaben ist und wie man Telefonnummern korrekt schreibt. Auch die Seitenränder werden durch die DIN 5008 spezifiziert. Einige der wichtigsten Regelungen der DIN 5008 für Geschäftsbriefe findest du hier.
Seitenränder
Die DIN 5008 sieht die folgenden Seitenränder vor:
- links: 2,5 Zentimeter
- rechts: 1,5 bis 2 Zentimeter
- oben: 2 bis 4,5 Zentimeter
- unten: 2 bis 4 Zentimeter
Anschriftenfeld
Das Adressfeld nach DIN-Norm 5008 erstreckt sich über neun Zeilen, wovon drei für Vermerke gedacht sind. Dadurch beginnt die eigentliche Anschrift erst in der vierten Zeile. Das Anschriftenfeld sollte 45 Millimeter groß sein, wovon 27,3 Millimeter auf die eigentliche Anschrift entfallen.
Datum
Die korrekte Schreibweise des Datums laut DIN 5008 folgt dem Schema Jahr-Monat-Tag (XXXX-XX-XX), also zum Beispiel 2021-01-01 für den 1. Januar 2021. Erlaubt sind auch die Schreibweisen 1. Januar 2021 oder 1.1.2021, wobei bei diesen Varianten einstelligen Tagesangaben keine Null vorangestellt wird.
Betreff
Jeder Geschäftsbrief braucht einen Betreff. Laut DIN 5008 sollte die Betreffzeile zwei Zeilen unter der Anschrift platziert werden. Die Betreffzeile enthält weder das Wort Betreff noch wird sie mit einem Punkt abgeschlossen. Es ist sinnvoll, den Betreff zu fetten, um ihn optisch hervorzuheben.
Anrede
Die Anrede befindet sich nach DIN 5008 zwei Leerzeilen unterhalb der Betreffzeile. Wie die Anrede genau lauten sollte, kannst du selbst entscheiden – etwa höflich „Sehr geehrte/r…“ oder etwas persönlicher mit „Liebe/r…“.
Schriftgröße
Die Schrift in einem Geschäftsbrief muss gut lesbar sein. Deshalb gibt die DIN-Norm 5008 eine Mindestgröße von 10 Punkt vor. Besser ist meist 12 Punkt, es kommt aber auf die Schriftart und ihre Größe an.
Grußformel und Unterschrift
Auf den eigentlichen Text des Briefes folgt in Geschäftsbriefen nach DIN 5008 nach einer Leerzeile die Grußformel. Für die Unterschrift sind drei Leerzeilen empfehlenswert. Es ist sinnvoll, anschließend noch einmal den Vor- und Nachnamen des/r Unterzeichners/in maschinell zu wiederholen, falls die Unterschrift schlecht leserlich ist.
Geschäftsbrief: Aufbau
Wie ist ein Geschäftsbrief aufgebaut? Ganz oben auf der Seite ist Platz für den Briefkopf oder die Anschrift des/r Absenders/in, die linksbündig gesetzt wird. Rechtsbündig können weitere Angaben ergänzt werden, zum Beispiel das Zeichen des/r Absenders/in und des/r Empfängers/in, der/die konkrete Ansprechpartner/in, die Abteilung und Kontaktangaben in Form von Telefon und E-Mail-Adresse.
Ebenfalls rechtsbündig folgen Ort und Datum, die durch ein Komma getrennt werden. Im Zweifel ist das Datum ausreichend. Den Betreff solltest du fetten und gegebenenfalls in einer größeren Schriftgröße darstellen. Er sollte nach DIN 5008 nicht länger als zwei Zeilen sein, wobei ein kurzer Betreff grundsätzlich wünschenswert ist.
Nun folgt die Anrede, die möglichst höflich sein sollte. Es kommt auf den Anlass und die Beziehung zum/r Empfänger/in an, welche Anrede sich am besten eignet – etwa „Sehr geehrte/r…“, „Liebe/r…“ oder schlicht „Hallo…“.
Nach der Anrede folgt ein Komma und nach einer Leerzeile beginnt der eigentliche Geschäftsbrief. Das erste Wort des Fließtexts wird folglich kleingeschrieben. Beim eigentlichen Inhalt deines Geschäftsbriefes ist wichtig, dass du möglichst kurze, leicht verständliche Sätze nutzt. Baue genügend Absätze ein – auch das erleichtert den Lesefluss.
Zum Schluss folgt noch die Grußformel. Du kannst als Schlusssatz in einem Geschäftsbrief zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ oder schlicht „Freundliche Grüße“ schreiben. Anschließend unterschreibst du den Geschäftsbrief persönlich, ergänzt um eine maschinelle Unterschrift. Ein eventuelles „P.S.“ folgt als Nächstes. Falls dein Geschäftsbrief Anlagen hat, kannst du zum Schluss auch darauf hinweisen.
Geschäftsbriefe formulieren: Mustertexte
Geschäftsbrief-Beispiel 1: Einladung zu einer Feier
Wie der Haupttext eines Geschäftsbriefs klingen könnte, zeigt dir das folgende Beispiel, bei dem es um eine Einladung zu einer Feier geht.
Sehr geehrte Frau Muster,
in diesem Jahr wird unsere Firma 30 Jahre alt. Das nehmen wir zum Anlass, gemeinsam mit unseren Kund/innen und Geschäftspartner/innen zu feiern. Gerne laden wir Sie deshalb zu unserem Jubiläumsfest am XX.XX.XXXX um 15 Uhr auf unserem Gelände in der Musterstraße 17 in 11223 Musterdorf ein.
Für das leibliche Wohl in Form von Speisen und Getränken ist natürlich gesorgt, außerdem erwarten Sie Live-Musik, eine Tombola und ein buntes Programm für Kinder.
Wir würden uns sehr freuen, Sie bei unserem Jubiläum begrüßen zu dürfen. Bitte sagen Sie uns doch bis zum XX.XX.XXXX Bescheid, ob wir mit Ihnen rechnen können. Sie erreichen uns telefonisch oder per Mail.
Freundliche Grüße
Sandra Mustermann
Geschäftsbrief-Beispiel 2: Dankschreiben
Es gibt viele Anlässe, Kund/innen oder anderen Geschäftskontakten Danke zu sagen. Hier ist ein Beispiel, wie ein Geschäftsbrief in so einem Fall klingen könnte:
Lieber Herr Mustermann,
seit nunmehr 25 Jahren gehören Sie zu unseren Kund/innen. Dafür möchten wir uns ganz herzlich bei Ihnen bedanken. Wir wissen Ihre Treue sehr zu schätzen.
Als Zeichen unserer Dankbarkeit übermitteln wir Ihnen mit diesem Schreiben einen Gutschein in Höhe von 25 Euro, den Sie einfach bei Ihrem nächsten Einkauf bei uns einlösen können. Wir freuen uns darauf, Sie bald wieder bei uns begrüßen zu dürfen.
Herzliche Grüße
Frank Muster
