Egal, ob während des Urlaubs oder in der Elternzeit: Sind Arbeitnehmer/innen per Mail vorübergehend nicht erreichbar, sollten sie eine Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm einrichten. Durch eine solche Abwesenheitsmeldung wissen die beruflichen Kontakte, wann sie mit einer Antwort rechnen und an wen sie sich stattdessen wenden können. Wie schreibt man eine Abwesenheitsnotiz? Hier findest du Tipps und Abwesenheitsnotiz-Vorlagen.
Abwesenheitsnotiz: Vorlagen und Muster zum Herunterladen
Wenn du eine Abwesenheitsbenachrichtigung schreiben musst, helfen dir unsere kostenlosen Abwesenheitsnotiz-Vorlagen. Lade einfach eine passende Abwesenheitsmail-Vorlage herunter, bearbeite sie nach Belieben in Word und kopiere sie dann in dein E-Mail-Programm. So ist das Thema Abwesenheitsnotiz einrichten in wenigen Minuten abgehakt.
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Darum solltest du eine Abwesenheitsnotiz nutzen
Braucht man überhaupt eine Abwesenheitsnotiz? Ja, unbedingt! Zumindest, wenn du für mehr als zwei oder drei Tage nicht erreichbar bist, solltest du eine Abwesenheitsnachricht einrichten. Andernfalls wissen deine Kontakte nicht, warum du dich nicht bei ihnen zurückmeldest. Eine Abwesenheitsnotiz vermeidet damit Ärger und lässt die Absender/innen von eingehenden Mails wissen, wie lange du nicht da bist und an wen sie sich zwischenzeitlich wenden können.
Eine Abwesenheitsbenachrichtigung nimmt dir auch etwas Druck, wenn du nach dem Urlaub, einer Krankheit oder Elternzeit zurück im Job bist. Durch eine Abwesenheitsnotiz erwartet niemand, dass du dich früher meldest als in der automatischen Antwort angegeben. Um noch etwas mehr Zeit zu haben, kannst du in der Abwesenheitsnachricht auch schreiben, dass du einen oder zwei Tage länger weg bist als es tatsächlich der Fall ist.
Welche Angaben gehören in eine Abwesenheitsnotiz?
Welche Informationen dürfen in einer Abwesenheitsnotiz nicht fehlen? Versetze dich bei der Formulierung deiner Abwesenheitsmeldung in deine Kontakte hinein. Was wollen sie wahrscheinlich wissen? In erster Linie natürlich, wann du wieder erreichbar bist. Wichtig ist auch, was in der Zwischenzeit mit eingehenden E-Mails passiert. Werden sie von Kolleg/innen gelesen oder an andere weitergeleitet? Anders ausgedrückt: Können deine Kontakte mit einer Antwort rechnen, bevor du wieder zurück im Unternehmen bist?
Falls das nicht der Fall ist, solltest du den Absender/innen von eingehenden E-Mails auch mitteilen, wen sie stattdessen kontaktieren können. Gib den Namen und eine oder mehrere Kontaktmöglichkeit(en), etwa eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse, an. Mehr Informationen sind in einer Abwesenheitsnotiz nicht nötig – nun gilt es nur noch, die automatische Antwort gekonnt zu formulieren.
Text für die Abwesenheitsnotiz schreiben: Wie formuliert man die Abwesenheitsnachricht?
Wenn du eine Abwesenheitsnotiz wegen eines Urlaubs, einer Erkrankung oder aus anderen Gründen schreiben musst, sollte diese nicht nur alle wichtigen Informationen enthalten. Sie sollte auch den richtigen Ton treffen. Welche Ansprache sich am besten eignet, hängt vom allgemeinen Umgangston im Unternehmen ab – und damit, wer dich kontaktieren könnte.
Bei einer Abwesenheitsnotiz ist meist Seriosität gefragt. Flapsige oder vermeintlich lustige Formulierungen lassen dich wenig professionell wirken – ein Eindruck, der auch auf den/die Arbeitgeber/in negativ zurückfallen kann.
Im Zweifel ist es deshalb besser, keine Experimente zu wagen, sondern eine nüchterne Nachricht aufzusetzen, durch die sich deine Kontakte ernstgenommen fühlen. Dazu gehört auch, deine Abwesenheitsnotiz nicht unnötig auszuschmücken. Warum genau du weg bist, interessiert nicht nur wahrscheinlich niemanden – es kann auch unprofessionell wirken, die Umstände genauer zu beschreiben. Wenn du im Urlaub bist, reicht etwa, zu schreiben, dass du vorübergehend nicht zu erreichen oder eben im Urlaub bist, statt darzulegen, dass du dich gerade am Pool sonnst.
Abwesenheitsnotiz formulieren: Schritt für Schritt
Bevor du dich ans Schreiben deiner Abwesenheitsnotiz machst, solltest du der Abwesenheitsmeldung einen aussagekräftigen Betreff verpassen. Wichtig ist dabei, dass der Betreff eindeutig ist, damit es keine Missverständnisse gibt. Geeignet sind etwa Formulierungen wie „Abwesenheitsnotiz“, „Out of Office“ bei Abwesenheitsnotizen auf Englisch oder ein simples „Danke für Ihre Nachricht“.
Die eigentliche Abwesenheitsnachricht beginnt entweder mit einer Anrede oder du kommst ohne Anrede auf dein Anliegen zu sprechen. Wenn du eine Anrede nutzt, kommen zum Beispiel Formulierungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Guten Tag“ oder „Hallo“ infrage.
Als Nächstes dankst du deinen Kontakten für ihre Nachricht, zum Beispiel so: „Vielen Dank für Ihre Nachricht“ oder „Vielen Dank für Ihre Anfrage“. Nun kommst du zum Punkt: Du schreibst, dass du nicht da bist, und in welchem Zeitraum du nicht erreichbar bist. So könnte das klingen: „Ich bin bis zum TT.MM.JJJJ nicht erreichbar“ oder „ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder persönlich für Sie da“. Wenn du möchtest, kannst du deine Abwesenheit begründen, das ist allerdings nicht zwingend nötig.
Lasse deine Kontakte wissen, was in der Zwischenzeit mit ihrer Nachricht passiert. Wird sie von jemand anderem gelesen oder an Dritte weitergeleitet? Meist ist das nicht der Fall. In der Abwesenheitsnotiz könnte es dann zum Beispiel heißen: „Ihre Nachricht wird weder gelesen noch weitergeleitet“.
Gib alternative Ansprechpartner/innen an, an die sich deine Kontakte mit ihrem Anliegen wenden können. Nenne die Namen und gib eine E-Mail-Adresse und/oder eine Telefonnummer an.
Nun brauchst du noch eine Grußformel zum Abschluss, etwa „Danke für Ihr Verständnis“ oder „Ich melde mich nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bei Ihnen“. Es folgen ein Gruß wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“ und deine Signatur.
Abwesenheitsnotiz auf Englisch?
Wenn du viele internationale Kontakte hast, ist es sinnvoll, auch eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch zu formulieren. Du kannst dann beide Nachrichten – die deutsche und die englische – in deine Abwesenheitsmeldung integrieren. So wissen auch Ansprechpartner/innen aus dem Ausland, warum du dich nicht bei ihnen meldest. Abwesenheitsnotizen auf Englisch findest du als Vorlagen bei uns zum Download.
Abwesenheitsnotiz: Beispiele
Du musst eine Abwesenheitsnotiz einrichten, weißt aber nicht genau, wie du die Abwesenheitsnachricht formulieren könntest? Die folgenden Beispiele zeigen dir, wie du es machen könntest.
Abwesenheitsnotiz Urlaub: Beispiel
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Anfrage. Sie ahnen es schon – das ist eine automatisch versendete E-Mail. Ich bin derzeit im Urlaub und erst ab dem 1. Oktober 2021 wieder zu erreichen. Zwischenzeitlich wird Ihre Nachricht weder weitergeleitet noch gelesen.
Falls Sie ein dringendes Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an meine Vertretung, Frau Sandra Mustermann, die Sie unter s.mustermann@buero.info erreichen. Ansonsten werde ich Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr schnellstmöglich beantworten. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Muster
Abwesenheitsnotiz Elternzeit: Beispiel
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich befinde mich derzeit in Elternzeit und kann Ihre Nachricht deshalb nicht lesen oder beantworten. Da ich erst im neuen Jahr zurück im Job bin, wenden Sie sich bis auf Weiteres bitte an meine Kollegen (team2@buero.info / 0123-12345678).
Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.
Herzliche Grüße
Anna Muster
Abwesenheitsnotiz Kündigung: Beispiel
Hallo,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich habe das Unternehmen verlassen und kann Ihre E-Mail deshalb leider nicht persönlich beantworten. Wenden Sie sich mit Ihrer Anfrage bitte an meine Nachfolgerin, Frau Susanne Musterfrau, die Sie unter s.mustermann@buero.info oder telefonisch unter 0123/12121212 erreichen.
Ihre Nachricht wird weder weitergeleitet noch gelesen.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Muster
Abwesenheitsnotiz Mutterschutz: Beispiel
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich aus persönlichen Gründen bis auf Weiteres nicht zu erreichen. Ihre E-Mail wird in dieser Zeit nicht weitergeleitet. Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen bitte an meine Kollegen, die Sie über team-1@buero.info oder telefonisch unter 0111-22334455 erreichen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Freundliche Grüße
Anna Muster
Abwesenheitsnotiz Englisch: Beispiel
Hello,
thank you for your message. I am out of office from July 4 to July 25. During that time, I will not be able to read your e-mail, nor will it be forwarded. In urgent cases, please contact my colleague Daniel Meier, daniel.meier@buero.info. Otherwise, I’ll get back to you as soon as I can once I’m back in the office.
Best,
Anna Muster
