Ein Fahrtenbuch dokumentiert die Nutzung eines Fahrzeugs. Das kann insbesondere für die Steuererklärung wichtig sein, um private und berufliche Fahrten auseinanderzuhalten. Wann ein Fahrtenbuch benötigt wird und wie man eines führt, erfährst du in diesem Beitrag – inklusive Beispielen.
Fahrtenbuch: Vorlagen und Muster
Wenn du ein Fahrtenbuch führen möchtest oder musst, findest du hier passende Vorlagen, die du herunterladen und ausdrucken kannst. Lade dir eine Vorlage für ein reguläres, ausführliches Fahrtenbuch zur Dokumentation dienstlicher Fahrten herunter. Außerdem findest du für ein vereinfachtes Fahrtenbuch Vorlagen, wenn du aufgrund deiner Berufsgruppe kein detaillierteres Fahrtenbuch führen musst.
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Wann braucht man ein Fahrtenbuch?
Aus welchen Gründen muss man überhaupt ein Fahrtenbuch führen? Das kann zum Beispiel von dem oder der Arbeitgeber/in so vorgegeben sein. Dadurch behält das Unternehmen einen Überblick darüber, wer wann welches Pool-Fahrzeug genutzt hat. Das macht es nicht nur einfacher, zu klären, wer einen möglichen Schaden verursacht hat, sondern dient auch als Nachweis, welche Tätigkeiten ein/e Mitarbeiter/in in einem bestimmten Zeitraum ausgeübt hat.
In anderen Fällen hängt die Notwendigkeit, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen, mit der Steuer zusammen. So nutzen zum Beispiel Arbeitnehmer/innen oder Selbständige einen Firmenwagen oft zumindest teilweise auch privat. Ein Fahrtenbuch beim Dienstwagen dient dann dazu, den Anteil der privaten beziehungsweise betrieblichen Fahrten mit dem betreffenden Fahrzeug genau zu dokumentieren.
Das Finanzamt kann ein Fahrtenbuch verlangen
Das Dienstwagen-Fahrtenbuch kann vom Finanzamt verlangt werden, wenn die/der Nutzer/in die genauen Kosten der dienstlichen Fahrzeugnutzung steuerlich geltend machen möchte. Normalerweise ist gesetzlich die sogenannte 1-Prozent-Regelung vorgesehen. Bei dieser pauschalen Option wird pro Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises des Autos als privater Nutzungswert angesetzt. Sollen die exakten Kosten abgerechnet werden, geht das nur mit einem detaillierten Fahrtenbuch, welches den Anforderungen des Finanzamts entspricht.
Außerdem kann ein Fahrtenbuch erforderlich sein, wenn es zu einer Ordnungswidrigkeit gekommen ist und der Fahrer des Autos nicht ermittelt werden konnte. Das Führen eines Fahrtenbuchs kann dann behördlich angeordnet werden, damit künftig nachvollziehbar ist, wer den Wagen wann gefahren hat. Verpflichtend ist das Führen eines Fahrtenbuchs zudem bei roten Kennzeichen.
Ein Fahrtenbuch richtig führen
Wer bisher kein Fahrtenbuch führen musste, ist oft verunsichert: Wie führt man ein Fahrtenbuch richtig? Welche Angaben muss man machen, worauf kann man verzichten? Hier helfen die Hinweise zur Bewertung von Sachbezügen in den Lohnsteuerrichtlinien weiter.
Demnach gilt für betriebliche Fahrten:
Im KfZ-Fahrtenbuch müssen neben dem/r Fahrer/in das Datum der Fahrt, der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt und die Orte, zwischen denen man sich bewegt hat, notiert werden. Im Fahrtenbuch für das Finanzamt ist wichtig, dass die Adressen genau notiert werden – also auch Straße und Hausnummer, nicht nur die Stadt. Außerdem muss aus dem Fahrtenbuch hervorgehen, warum man das Fahrzeug genutzt hat, zum Beispiel für einen Termin. Falls der/die Fahrer/in Umwege genommen hat, sollte aus dem Fahrtenbuch hervorgehen, warum diese nötig waren.
Anforderungen an ein Fahrtenbuch: Lückenlose Dokumentation erforderlich
Die Anforderungen an das Fahrtenbuch zur Dokumentation privater Fahrten sind deutlich geringer; hier reicht es aus, die Kilometerangaben am Anfang und Ende der Fahrt im Fahrtenbuch aufzuschreiben. Zweck und Orte von Fahrten müssen nicht angegeben werden.
Auch Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte können in steuerlicher Hinsicht von Interesse sein. Zu ihrer Dokumentation bedarf es der Kilometerangaben im Fahrtenbuch, außerdem muss der Zweck der Fahrt notiert werden.
Es ist wichtig, dass die Dokumentation im Fahrtenbuch vollständig und genau erfolgt. Es ist nicht zulässig, einzelne Einträge nachträglich zu verändern. Ebenso wenig dürfen Sie mehrere Tage in einem Eintrag zusammenfassen, auch wenn Sie den Wagen im gesamten Zeitraum genutzt haben. In diesem Fall schreiben Sie jeweils einzeln auf, wann Sie wohin unterwegs waren und welchen Zweck die Fahrten hatten.
Fahrtenbuch für die Steuer – oder doch die 1-Prozent-Regelung nutzen?
Viele Arbeitnehmer/innen und Unternehmer/innen fragen sich, was günstiger ist – die 1-Prozent-Regelung nutzen oder die Fahrten doch genau dokumentieren und ein Fahrtenbuch für private Fahrten und berufliche Fahrten führen? Das lässt sich nicht pauschal sagen. Es kommt darauf an, welche Kosten Sie für die Abschreibung des Wagens absetzen können, für Benzinkosten, Versicherung und Wartung.
Rechnen Sie jeweils aus, welche Summen Sie in der Steuererklärung bei beiden Modellen angeben könnten. So sehen Sie schnell, welcher Betrag günstiger im Einzelfall ist.
Wichtig: Das Finanzamt prüft Fahrtenbücher oft sehr genau und gleicht die Einträge mit anderen Belegen und Rechnungen ab. Gibt es Unstimmigkeiten, steht es dem Finanzamt frei, das Fahrtenbuch als Nachweis über die Nutzung eines Fahrzeugs nicht anzuerkennen. In diesem Fall kommt die 1-Prozent-Regelung automatisch zur Anwendung.
Fahrtenbuch ausfüllen: elektronisch oder handschriftlich?
Klassischerweise wird ein Fahrtenbuch handschriftlich geführt. Es sind spezielle Hefte erhältlich, die schon Felder für die gefragten Angaben haben. Außerdem können Sie sich Fahrtenbuch-Vorlagen aus dem Internet herunterladen und ausdrucken. Sie können das Fahrtenbuch einfach im Wagen liegenlassen und es sich zur Angewohnheit machen, am Anfang und Ende jeder Fahrt einen Eintrag zu machen.
In Zeiten der Digitalisierung spielen auch elektronische Fahrtenbücher eine immer größere Rolle. Grundsätzlich kann es eine Option sein, ein Fahrtenbuch digital zu führen. Aber Vorsicht: Sie haben keine Garantie dafür, dass das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch, etwa mithilfe einer App, akzeptiert. Außerdem kann es zu Fehlern bei der Dokumentation kommen, für die im Zweifel Sie verantwortlich sind.
Kann man für ein Fahrtenbuch Excel nutzen? Das kommt zwar immer wieder vor, ist aber keine gute Idee. Sie können zwar eine Tabelle bei Excel anlegen und sie dann ausdrucken. Es bei einem digitalen Excel-Dokument zu belassen ist jedoch riskant. Das hat einen simplen Grund: Fahrtenbücher in Excel sind nicht konform mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD.
Das hängt damit zusammen, dass Einträge in Excel nachträglich verändert werden können, ohne dass dies für das Finanzamt ersichtlich ist. Aus diesem Grund werden die meisten Fahrtenbücher, die als Excel-Tabelle eingereicht werden, vom Finanzamt nicht als Nachweis der Fahrzeugnutzung akzeptiert. Wenn Sie das Fahrtenbuch elektronisch führen möchten, nutzen Sie also lieber eine spezielle Software.
Fahrtenbuch: Beispieleinträge
Wie können Einträge in einem Fahrtenbuch konkret aussehen? Muss für einen Firmenwagen ein Fahrtenbuch geführt werden, könnte es etwa die folgenden Beispieleinträge enthalten:
Beispieleintrag 1
- Fahrer/in: Max Muster
- Datum: 01.08.2021
- Route: Musterstraße 1, Musterstadt nach Musterweg 7, Musterdorf
- Kilometerstand zu Beginn der Fahrt: 10.000
- Kilometerstand am Ende der Fahrt: 10.022
- Fahrtbeginn Uhrzeit: 14.15 Uhr
- Fahrtende Uhrzeit: 14.45 Uhr
- Geschäftliche/private Fahrt: geschäftlich
- Zweck der Fahrt: Baustellenbegehung
Beispieleintrag 2
- Datum: 01.07.2021
- Fahrtbeginn: 13:30 Uhr
- Fahrtende: 14:10 Uhr
- Fahrstrecke: Musterweg 15, Musterdorf, über Musterstadt zur Musterstraße 30, Musterort
- Fahrer/in: Susanne Mustermann
- Zweck der Fahrt: Besuch beim Kunden Herr Meier zur Besprechung des Projekts XY
- Kilometerstand bei Abfahrt: 85.713
- Kilometerstand bei Ende der Fahrt: 85.750
- Gefahrene Kilometer: 37
- Art der Fahrt: dienstlich
